Kemampuan untuk menulis sebuah email secara jelas, ramah dan profesional adalah kemampuan dasar yang harus anda kuasai demi karir anda. Memulai dan mengakhiri email dengan sopan dapat membantu anda membangun hubungan yang baik dan menyelesaikan pekerjaan. Pada artikel ini kita akan membedah bagaimana cara memulai email dengan baik, beberapa contoh permulaan email dan tips yang dapat anda gunakan untuk berkorespondensi dimasa depan.

Kenapa memulai email dengan baik itu penting?

Email adalah sebuah format yang penting dalam komunikasi, sama seperti halnya telepon dan konferensi melalui video. Menulis email dengan baik dapat menjadi kesempatan bagi anda untuk membangun hubungan yang saling menghormati antara anda dengan kolega anda. Dengan menulis permulaan yang baik, anda dapat meninggalkan kesan pertama yang positif kepada kolega anda. Kesan tersebut dapat berupa dorongan kepada kolega anda untuk membaca email anda dari awal sampai akhir serta menindak lanjuti email anda bilamana memang diperlukan.

Bagaimana cara untuk mulai menulis email?

Terdapat beberapa hal hal penting yang harus anda jaga  ketika menulis permulaan sebuah email:

  • Eja nama penerima email dengan jelas.Salah menulis ejaan nama orang yang menerima email dapat membuat mereka merasa tidak dihormati-Jika anda tidak sempat mempelajri nama mereka, mereka tidak akan mempercayai anda sehingga tidak memperhatikan detil detil penting yang anda sampaikan pada badan email. Untuk memastikan keseluruhan email anda dibaca dengan baik dan teliti serta membangun hubungan antara anda dan kolega anda, pastikan anda menulis nama kolega anda tersebut dengan benar. Apabila email anda dibalas, biasanya nama mereka tertera di alamat email mereka dan atau di signature
  • Tetaplah profesional. Mungkin sulit menulis permulaan email yang terlihat ramah dan menyenangkan sembari tetap profesional. Tetapi tidak masalah apabila terasa sedikit berlebihan jadi tetaplah berusaha profesional saat menulis email.
  • Ketahuilah siapa yang menjadi pembaca email anda. Anda harus menyusun permulaan sebuah email yang sesuai dengan pembaca email anda. Jika anda mengetahui pembaca email anda tersebut dengan baik, maka tidak masalah apabila anda memulai email anda dengan santai. Anda juga harus membedakan salam untuk satu orang penerima dengan salam untuk lebih dari satu penerima email.

Apa yang harus dimasukkan kedalam permulaan email anda?

Permulaan email anda harus memiliki:

1.      Salam/Sapaan.  Anda harus memulai email anda dengan sebuah salam aatu sapaan. Anda bisa mengucapkan salam dengan berbagai variasi tergantung kepada alasan anda menulis email dan kepada siapa email tersebut ditujukan.

  1. Sedikit basa basi (Opsional). Setelah salam, anda bisa menulis sedikit basa basi seperti “Semoga anda dalam keadaan baik baik saja” atau “Semoga liburan anda menyenangkan.” Basa basi ini cocok digunakan apabila anda sudah lama tidak menulis email kepada penerima terkait atau anda dan penerima tersebut memiliki hubungan yang cukup dekat.
  2. Tujuan menulis email. Kemudian anda harus pastikan anda menulis alasan anda membuat email tersebut untuk si penerima dalam satu atau dua kalimat terperinci. Memberitahu penerima email mengenai tujuan anda menulis email dapat membantu mengatur suasana keseluruhan email anda tersebut.

Contoh Salam/Sapaan dalam email yang dapat anda gunakan

Berikut ini beberapa contoh salam atau sapaan yang dapat anda pilih untuk memulai email anda. Sebagaimana tertulis dalam tips diatas, pilihlah salam atau sapaan berikut yang sesuai dengan penerima email dan tujuan anda menulis email:

Apabila penerima email anda hanya satu atau dua orang:

  • Dear [Nama penerima],
  • Dear [Nama penerima] dan [Nama penerima],
  • Hello [Nama penerima],
  • Hi [Nama penerima],
  • [Nama penerima],

Apabila penerima email anda lebih dari dua orang:

  • Hello semuanya
  • [Nama grup atau tim],
  • Hi tim,
  • Selamat pagi,
  • Selamat siang,
  • Selamat sore,
  • Assalamualaikum,

Ketika anda tidak hafal nama penerima email anda:

  • Dear Sir,
  • Dear Madam,
  • Dear Sir or Madam,
  • Hi,
  • Hello,
  • Kepada Manajer HRD,
  • Salam,

Cara menulis permulaan sebuah email beserta contohnya

Berikut ini beberapa contoh cara yang dapat anda gunakan untuk menulis awalan sebuah email dalam berbagai kondisi dengan menggunakan tips tips diatas.

Ketika melamar pekerjaan:

“Dear Alanis,

Semoga email ini sampai kepada anda dengan baik. Saya menulis email ini sebagai jawaban atas lowongan pekerjaan yang anda posting di instagram pribadi anda. Saya ingin mengajukan lamaran sebagai Reception Associate di perusahaan tempat anda bekerja.”

Setelah menyelesaikan tahap wawancara

“Hello Bryan,

Terimkaasih telah meluangkan waktu anda untuk berdiskusi dengan saya mengenai jabatan manajer akunting yang saya lamar siang ini. Saya disini berniat untuk menindaklanjuti permintaan anda tadi siang mengenai portofolio yang saya miliki…”

Ketika mengatur pertemuan:

“Halo tim Jaguar,

Saya menghubungi kalian untuk memberitahu kalau ruang pertemuan A bisa digunakan untuk rapat besok siang jam 10.00…”

Ketika memperkenalkan anggota tim baru

“Sabrina,

Hello! Saya menulis email ini untuk memberi tahu anda dan tim anda, bahwa hari ini kalian akan menerima anggota tim baru bernama Keith Josaphat Martin…”

Ketika menerima tawaran pekerjaan

“ Hi Sabila,

Terimakasih telah menghubungi saya kembali. Saya senang menerima tawaran anda..”

Menulis email adalah bagian penting dari pekerjaan. Pastikan anda memperhatikan target penerima email anda dan alasan anda menulis email. Dengan cara komunikasi yang jelas seperti itu anda dapat membangun hubungan yang baik dengan kolega anda sehingga anda dan kolega anda tersebut dapat mengerjakan proyek bersama sama kedepannya. Memulai email anda secara profesional dapat meninggalkan kesan pertama yang positif.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *