Bagaimana cara menulis email ijin tidak masuk kerja? (Dengan Contoh)

Jika anda sedang sakit, maka anda perlu mengambil cuti kerja untuk istirahat dan untuk menghindarkan kolega anda dari resiko tertular. Jika anda memutuskan untuk mengambil cuti, maka anda perlu untuk mengomunikasikannya dengan pihak pihak terkait seperti manajer anda, kawan kerja anda atau klien anda.

Dalam panduan ini kita akan berdiskusi mengenai cara cara efektif yang seharusnya anda tempuh untuk menyampaikan ijin kerja via email kepada orang orang ditempat kerja anda.

Mengapa anda harus menulis email untuk ijin kerja?

Menulis surat ijin sakit lewat email harus memenuhi beberapa hal. Pertama anda harus memberi tahu pihak pihak terkait kalau anda tidak masuk kerja karena sakit. Kedua anda harus memberi tahu pihak pihak tersebut tentang bagaimana cara menyelesaikan proyek selama anda tidak berada di kantor.

Berkomunikasi secara proakktif seperti diatas dapat membantu perusahaan tempat anda bekerja berjalan dengan baik meskipun anda sedang tidak ada. Selain itu dengan demikian anda juga menunjukkan bahwasanya anda adalah orang yang bertanggung jawab kepada manajer dan rekan kerja anda serta membantu anda beristirahat tanpa harus memikirkan pekerjaan.

Bagaimana cara menulis surat ijin kerja karena sakit?

Protokol ijin tidak masuk kerja berbeda beda pada setiap ndustri dan bidang pekerjaan khususnya jika  pekerjaan tersebut memiliki sistem shift yang menuntut anda  mencari pengganti ketika terdapat jadwal kerja yang padat. Pastikan diri anda memahami kebijakan cuti perusahaan tempat anda bekerja termasuk bagaimana cuti mempengaruhi gaji anda, apakah anda harus memenuhi jumlah jam kerja tertentu setiap bulan dan apa yng harus anda lakukan untuk mengambil ijin cutikarena sakit.

Sebelum anda mengambil cuuti pastikan anda telah menghubungi manajer anda untuk berjaga jaga kalau saja dia memberi anda tugas tertentu. Anda harus memberi tahu manajer anda secepat yang anda bisa- idealnya malam sebelum hari ijin anda. Apabila memang bisa coba telepon mereka selama metode ijin lewat telepon dapat diterima dan anda menelepon manajer anda bukan pada jam jam istirahat. Apabila metode telepon tidak dapat diterima, maka anda harus mengirim email kepadanya dengan informasi berikut ini:

1. Kondisi anda dan perkiraan waktu cuti anda. Meskipun memiliki surat keterangan dokter adalah hal yang bagus, tetapi apabila memang tidak memungkinkan untuk memberi surat tersebut kepada manajer anda tetap tidak masalah untuk mengambil cuti. Anda juga harus mencantumkan keterangan jumlah hari cuti anda.

Contoh :

“Hi Bonny,

Saya menulis email ini untuk memberitahu anda bahwasanya saya demam sejak semalam. Saya kira pagi ini akan sembuh tetapi ternyata suhu saya masih jauh diatas normal. Saya rasa saya bisa masuk lagi besok ketika suhu tubuh saya telah kembali normal.”

2. Kesanggupan anda untuk tetaap aktif bekerja selama sakit. Berbagai jenis pekerjaan memiliki kebijakan dan budaya yang berbeda mengenai apa yang harus anda lakukan ketika anda mengambil cuti sakit. Sementara beberapa perusahaan meminta anda untuk bekerja dari rumah, perusahaan yang lain bisa jadi meminta anda untuk benar benar istirahat.

Apabila anda merasa tidak pasti, coba tawarkan bekerja dari rumah kepada manajer anda dan lihat apakah manajer anda meminta anda istirahat saja atau tidak. Jika anda benar benar tidak sanggup bekerja, maka tidak usah sungkan untuk mengatakan demikian. Dengan demikian anda dapat fokus untuk memulihkan kesehatan anda dan kembali bekerja sesegra mungkin. Berikut contoh teks yang mengindikasikan anda sanggup bekerja dari rumah:

“Saya akan tetap dirumah hari ini untuk memastikan saya tidak menulari orang orang. Karena saya masih sanggup bekerja, saya akan bekerja dari rumah. Tetapi saya telah meminta Cyntia sebagai back-up hari ini untuk jaga jaga.”

3. Pekerjaan apa yang sekiranya perlu dibantu. Jika pada hari itu anda memiliki deadline tugas, presentasi atau proyek beritahu manajer anda untuk memastikan deadline diperpanjang atau presentasi ditunda sehingga hal hal tersebut masih dapat berjalan dengan baik meskipun anda tidak masuk kerja. Beri mereka penjelasan dan instruksi sedetail mungkin. Contoh:

“Saya ada jadwal melatih seorang karyawan hari ini jam 3 sore- Saya telah memberitahu pelatih lain kalau memang yang lain ada waktu hari ini jam tiga sore. Jika tidak, saya telah memberi tahu koordinator program untuk membuat jadwal pengganti minggu depan.Tolong tindak lanjuti permintaan saya tadi.”

4.  Seorang rekan kerja yang sekiranya dapat menggantikan pekerjaan anda sementara anda tidak  masuk. Apabila anda sanggup, anda dapat mencari rekan kerja yang dapat menggantikan sementara pekerjaan anda untuk berjaga jaga. Kadang manajer anda akan membantu anda menemukan pengganti tersebut, jadi tulislah pada email anda mengenai apa yang umumnya dilakukan mengenai hal ini. Contoh:

“Saya telah memberi tahu Cyntia tentang tugas yang ada disaya saat ini dan meminta dia membantu semisal ada hal hal mendadak meskipun saya tidak memperkirakannya.”

Setelah memberi tahu manajer anda, ikuti instruksi mereka dan hubungi rekan rekan kerja anda. Pada banyak kasus mereka hanya akan meminta anda untuk beristirahat dan menangani hal hal yang diperlukan selama anda tidak masuk. Menjaga keseimbangan antara bersikap proaktif dan bertanggung jawab ketika mengambil cuti serta istirahat karena sakit itu penting.

Menulis sebuah pesan sedang tidak dikantor

Sebagai tambahan materi penulisan surat ijin cuti sakit untuk manajer dan rekan kerja anda, alangkah lebih baik jika anda juga mengatur sebuah pesan balasan otomatis ‘sedang tidak dikantor’ . Dengan demikian orang akan tahu kalau anda sedang tidak berada dikantor dan  tahu apa yang harus mereka lakukan setelah mengirim email kepada anda. Pesan ini dapat dikirm kepada siapapun yang mengirimi anda email.

Berikut contoh pesan otomatis tersebut jika anda sedang cuti sakit:

Hello,

Terimkasih telah menghubungi saya.  Saya sedang tidak berada dikantor hari ini. Jadi tolong maafkan jika saya terlambat merespon. Bilamana ada hal penting yang harus anda sampaikan, silahkan hubungi supervisor saay, Marry Mullins di marrym@email.com. Saya akan kembali kekantor pada hari Rabu, 12 mei saat jam kerja.

Terimakasih atas kesabaran anda,

Juan Ramos

Sr. Account Executive

Contoh surat ijin tidak masuk kerja karena sakit

Hi Mona,

Saya ingin memberi tahu anda sesegera mungkin bahwasanya saya akan bekerja dari rumah hari ini. Saya sakit perut mendadak sehingga tidak bisa menyelesaikan pekerjaan hari ini. Saya telah ke IGD tadi malam dan dokter meminta saya istirahat setidaknya selama 24 jam. Saya kira saya tidak bisa terus online sepanjang hari.

Saya mungkin akan kembali bekerja besok, namun saya telah memberi tahu Kelly untuk menggantikan saya sementara bilamana ada hal hal mendadak. Saya hari ini punya janji bertemu dengan pemasok, tapi anggota tim saya Daniel bersedia menggantikan saya mengatur jalannya pertemuan tersebut.

Tolong beritahu saya apabila ada hal hal yang perlu saya lakukan agar hari ini perusahaan berjalan dengan baik meski saya tidak ada.

 

Terimakasih atas pengertiannya,

Noah Elson Campbell

Sales Staff

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *