Bagaimana Cara yang Baik Untuk Membuat Catatan?

Meskipun terdengar sederhana, membuat catatan adalah salah satu skill yang penting dalam dunia kerja. Skill ini dapat anda tumbuh kembangkan sepanjang karir anda. Membuat catatan dapat membantu anda mengingat informasi penting, ide ide baru atau menyusun skala prioritas dengan melihatnya kembali saat dibutuhkan.

Di Artikel ini kita akan berdiskusi mengenai alasan mengapa membuat catatan adalah skill yang penting,bagaimana cara membuat catatan yang baik dan kapan waktu yang kurang cocok untuk membuat catatan.

Mengapa membuat catatan itu penting?

Catatan dapat menjadi alat yang sangat membantu untuk mengingat dan merujuk informasi penting.  Mencatat adalah skill yang penting dalam karir anda. Sebab dengan kemampuan mencatat yang baik anda akan mampu mengingat banyak hal penting yang berguna dalam pekerjaan anda.

Berikut ini manfaat membuat catatan yang tertata:

· Dengan catatan, anda dapat membuat ide dan pemikiran anda tersusun dengan baik. Karena dengan catatan anda bisa mengedit, mengupdate pemikiran anda. Sehingga pemikiran anda tersebut dapat tersusun dengan baik.

· Membuat anda mengingat informaasi penting. Menerjemahkan sebuah informasi kedalam bentuk tulisan akan membuat anda lebih mudah mengingat informasi tersebut. Ketika anda membuat catatan sebelum memulai rapat atau presentasi, hal hal yang anda ingin anda sampaikan saat presentasi atau rapat tersebut akan lebih mudah diingat lagi.

  • Sebagai bahan rujukan anda untuk informasi dimasa lalu. Membuat catatan juga akan sangat membantu jika anda ingin mengingat sebuah informasi yang spesifik dimasa lalu. Ini akan sangat berguna jika anda sedang akan menghadiri rapat atau presentasi.
  • Sebagai alat menuangkan ide. Terkadang, ide atau sebuah hal yang ingin anda tanyakan saat rapat atau presentasi muncul begitu saja.. Dengan menuliskan ide tersebut langsung, Ide itu akan lebih mudah muncul dikepala anda saat dibutuhkan. Selain itu, mencatat ide atau pertanyaan sebelum sebuah rapat atau presentasi berlangsung akan membuat anda lebih PD karena merasa memiliki persiapan yang cukup matang.
  • Membantu anda untuk lebih fokus. Seringkali anda ingin menyampaikan banyak detil saat presentasi. Padahal waktu presentasi umumnya dibatasi sekitar 10 sampai 15 menit. Dengan membuat catatan kecil berisi poin poin dan alur presentasi, anda akan tetap fokus dan menyelesaikan presentasi anda dengan baik. Begitupula jika anda sedang dalam rapat padahal pekerjaan anda sedang banyak. Membuat catatan dapat membantu anda lebih fokus saat rapat.
  • Catatan yang tertata dapat merekap percakapan dengan baik. Apabila anda melangsungkan rapat dengan orang atau tim lain, alangkah baiknya jika anda menugaskan satu orang sekertaris rapat. Sekertaris rapat ini bertugas untuk merekap percakapan anda dan lawan bicara anda sepanjang rapat. Catatan hasil rekapan tadi dapat dibagikan atau dipresentasikan pada akhir rapat untuk membantu anda dan rekan kerja anda membuat sebuah kesimpulan.

Kapan sebaiknya anda membuat catatan?

Tidak semua situasi cocok untuk anda menulis catatan. Berikut ini beberapa situasi yang jika anda menulis catatan dapat membantu anda:

· Sebelum wawancara. Anda dapat mencatat pertanyaan pertanyaan yang sering muncul saat wawancara dan pertanyaan pertanyaan yang ingin anda tanyakan kepada petugas wawancara. Hal ini akan membantu anda terlebih jika wawancara anda dilakukan dengan telepon.

· Saat wawancara. Anda dapat mencatat informasi penting yang disampaikan oleh orang yang mewawancarai anda. Informasi penting tersebut bisa meliputi kandidat seperti apa yang pas untuk perusahaan mereka atau cara sukses bekerja di perusahaan tersebut.

· Saat rapat. Catat informasi informasi penting yang muncul saat rapat. Seperti tahapan selanjutnya untuk menyelesaikan proyek, tanggal deadline proyek hingga kontak pihak pihak terkait yang perlu anda hubungi. Bilamana anda mengirimkan email yang mencantumkan catatan anda sebagai sumber, atasan atau kolega anda dapat memiliki kesan bahwasanya anda adalah orang yang memiliki kemampuan komunikasi yang bagus dan pendengar yang baik.

· Ditengah presentasi atau konferensi. Menulis catatan presentasi ditengah presentasi atau konferensi dapat membantu anda untuk menanggapi sang presentator.

· Saat ide atau pemikiran muncul tiba tiba dalam benak anda. Saat anda sedang menangani sebuah masalah atau isu, bisa jadi ide atau pemikiran mengenai hal tersebut muncul begitu saja dalam pikiran anda. Agar anda dapat mengingatnya dan menindak lanjutinya, maka catatlah ide dan pemikiran tersebut.

· Saat berbicara dengan rekan kerja atau klien. Untuk melancarkan komunikasi selanjutnya, anda bisa mencatat hal hal yang sekiranya menarik tentang rekan kerja atau klien anda. Hal hal ini bisa jadi berupa hobi mereka, tanggal lahir mereka atau rencana liburan mereka.

Kapan saat yang kurang cocok untuk menulis catatan?

Jika anda memiliki sebuah pertemuan yang sensitif dan membutuhkan interaksi tatap muka, alangkah lebih baiknya jika anda tidak membuat catatan saat pertemuan berlangsung. Dalam pertemuan seperti itu anda lebih baik menjadi pendengar yang aktif saja dan tidak membuat catatan.

Anda juga harus hati hati saat anda membuat catatan wawancara. Meskipun catatan wawancara penting buat anda, lebih penting lagi bagi anda untuk tetap fokus pada wawancara tersebut. Pastikan petugas wawancara yang mewawancarai anda merasa anda tertarik pada topik yang dibicarakan, dan anda memperhatikan dia bicara. Untuk memenuhi hal tersebut anda harus melakukan kontak mata dan beberapa bahasa tubuh lainnya. Temukan saat yang tepat untuk menulis catatan wawancara.

Sebagai tambahan, anda juga harus mengetahui budaya penggunaan komputer saat rapat di perusahaan atau organisasi tempat anda bekerja. Bilamana tidak diperbolehkan untuk membuka laptop saat rapat, anda bisa mencatat informasi penting dari rapat tersebut dengan menggunakan bupoin dan kertas.

Cara mencatat terbaik

Seringkali cara membuat catatan antara satu orang dengan orang yang lain berbeda. Untuk memastikan bagaimanakah cara mencatat yang paling efektif untuk ingatan anda, cobalah untuk mencatat hal hal penting sekali atau dua kali dalam seminggu dengan satu medium kemudian gantilah medium tersebut di minggu berikutnya dan lihat medium mana yang lebih efektif untuk anda. Dibawah ini terdapat bebercapa cara untuk menulis catatan. Anda bisa menggunkan salah satu atau salah dua dari cara tersebut tergantung pada situasi:

  • Buku tulis dan bulpoin
  • Microsoft Word
  • Aplikasi atau software pencatatan sederhana seperti notepad
  • Kalender
  • Notepad sobek atau sticky note

Ikuti langkah langkah dibawah ini agar catatan anda tersusun dengan  baik sehingga dapat dengan mudah dipahami saat diperlukan:

  • Tulis nama, tanggal rapat dan agenda rapat dibagian judul.
  • Tulis alasan anda membuat catatan tersebut sehingga ketika melihatnya lagi anda tidak kebingungan untuk apa catatan tersebut dibuat.
  • Tulis poin poin informasi yang dibutuhkan saja. Jangan keseluruhan kalimat.
  • Beri ciri berbeda untuk informasi penting seperti nomor kontak klien baru, tanggal deadline tugas atau perintah penting.
  • Jika anda sedang mempersiapkan presentasi, pastikan informasi penting dalam catatan anda diberi warna atau font yang berbeda, agar saat perlu melihatnya anda bisa mencari dengan cepat.
  • Rangkum catatan anda dan tambahkan dengan informasi mengenai langkah selanjutnya appabila anda mengirimkan catatan tersebut kepada rekan kerja anda melalui email.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *