Bagaimana Tetap Fokus dalam Beberapa Proyek Sekaligus

Bagaimana Tetap Fokus dalam Beberapa Proyek Sekaligus

Tidak banyak orang zaman sekarang yang memiliki kemewahan untuk fokus dalam beberapa proyek pada satu waktu. Kebanyakan dari kita menangani tuntutan beberapa tim sekaligus. Secara teori, sistem “multiteaming” ini menawarkan sejumlah keuntungan: Anda dapat menerapkan keahlian Anda tepat di tempat dan waktu yang paling dibutuhkan, berbagi pengetahuan Anda di seluruh grup, dan beralih proyek selama waktu jeda, menghindari waktu henti yang mahal.

Kenyataannya, seperti yang ditemukan dalam sebuah studi selama 15 tahun terakhir, jauh lebih rumit. Bagi banyak orang, fokus dalam beberapa proyek berbeda menimbulkan stres dan kurang produktif daripada yang disarankan teori. Mengalihkan perhatian antar tugas membutuhkan waktu dan menguras fokus serta energi Anda.

Bergerak di antara tim, Anda mungkin juga perlu menyesuaikan diri dengan peran yang berbeda—Anda mungkin menjadi bos di satu tim tetapi anggota junior yang lain, misalnya—yang tidak hanya mengubah tingkat akuntabilitas Anda tetapi juga kemampuan Anda untuk menyulap sumber daya saat waktu krisis mendera.

Tim yang berbeda mencakup budaya unik mereka sendiri, termasuk hubungan, rutinitas, simbol, lelucon, harapan, dan toleransi terhadap ambiguitas, yang membutuhkan energi untuk menangani. Dan kecuali jika Anda merencanakan dan menegosiasikan kontribusi Anda dengan hati-hati pada setiap tim, Anda mungkin akan melakukan pekerjaan berulang alih-alih mendorong perkembangan Anda sendiri.

Agar tetap fokus dalam beberapa proyek sekaligus

Bagaimana Anda bisa mengatur waktu, stres, dan perkembangan jika Anda berada dalam banyak tim? Dan bagaimana Anda bisa tetap fokus dalam beberapa proyek sekaligus dan pada apa yang paling penting? Mulailah dengan beberapa perencanaan di muka dan ikuti beberapa aturan sederhana:

Prioritaskan dan urutkan pekerjaan Anda

Pahami gambaran besarnya. Berfokus secara sempit pada pekerjaan hari tertentu membuat Anda berada dalam mode pemadam kebakaran yang reaktif. Jadwalkan pemeriksaan status rutin pada semua proyek Anda untuk mencatat pencapaian. Dengan secara proaktif mengidentifikasi waktu krisis ketika banyak proyek memiliki permintaan yang tinggi, Anda dapat mengelola waktu dan menetapkan ekspektasi dengan lebih baik. Kecepatan dan tuntutan proyek Anda menentukan frekuensi ideal check-in, dan gaya manajemen serta senioritas pemangku kepentingan Anda menentukan nada untuk menetapkan prioritas saat ada dorongan.

Urutkan secara strategis. Pilih satu tugas dan fokuslah pada itu secara intens, daripada mengerjakannya. Mulailah dengan tugas yang membutuhkan konsentrasi terbesar dan berikan perhatian penuh Anda. Tentukan serangkaian hasil yang harus dicapai, tentukan tindakan mana yang diperlukan untuk mencapai hasil tersebut saja, dan patuhi dengan tertib.

Penelitian menunjukkan bahwa residu perhatian—pikiran yang tertahan dari proyek tempat Anda sedang bertransisi—membutuhkan ruang mental yang berharga, jadi semakin sedikit perubahan yang Anda lakukan pada hari tertentu, semakin baik. Jika Anda harus melakukan banyak tugas, maka koordinasikan dan kelompokkan tugas yang kompatibel. Misalnya, jika Anda tahu bahwa Anda akan perlu menjawab panggilan telepon secara acak, lakukan tugas lain yang dapat dihentikan kapan saja.

Tetapkan dan komunikasikan ekspektasi Anda

Lindungi diri Anda sendiri. Saat Anda fokus pada tugas prioritas tinggi, belilah diri Anda pelarian mental dari gangguan yang tidak perlu. Misalnya, ketika Anda menulis—tugas dengan konsentrasi tertinggi Anda—Anda meletakkan balasan otomatis di email Anda memberi tahu orang-orang bahwa Anda tidak memeriksa pesan hingga waktu tertentu, dan menawarkan nomor ponsel Anda jika terjadi keadaan darurat.

Dengan memberi tahu orang-orang agar tidak mengharapkan balasan instan, Anda memberi diri Anda waktu untuk fokus, sambil meyakinkan mereka bahwa Anda akan memperhatikannya nanti. Menyertakan nomor telepon Anda menandakan kesediaan Anda untuk menanggapi, tetapi juga membuat orang berpikir dua kali tentang apakah permintaan mereka benar-benar membutuhkan perhatian segera.

Dokumentasikan dan komunikasikan kemajuan. Melihat momentum membantu pemimpin tim Anda merasa diberdayakan dan memegang kendali. Bersikaplah terbuka saat masalah muncul. Semakin awal Anda berkata, “Saya mengalami konflik dan mungkin mengalami kesulitan menyampaikan 100%,” semakin banyak pemimpin yang akan mempercayai Anda.

Salah satu anggota tim berpengalaman dalam penelitian tadi mengatakan bahwa banyak dari tanggapannya terhadap permintaan tim hanya berupa dua kata: “Di atasnya”. Bahkan tanggapan yang sangat singkat ini memberi tahu rekan kerja bahwa dia menerima permintaan mereka, sehingga mereka tahu dia akan menindaklanjuti ketika dia dapat memberikan detail lebih lanjut.

Optimalkan perkembangan Anda

Kenali diri Anda. Kelemahan besar multiteaming adalah terpotongnya eksposur pada ahli dari berbagai bidang, yang mengurangi kesempatan Anda untuk belajar dari mereka dan kemampuan Anda untuk menciptakan kesan. Di bawah tekanan waktu, godaan bagi setiap orang untuk berkontribusi di mana mereka sudah memiliki pengetahuan yang mendalam, daripada berinvestasi dalam pembelajaran dan pertumbuhan anggota. Anda perlu memiliki tujuan pengembangan Anda dan kemajuan Anda ke arahnya. Cari tahu siapa lagi yang ada di tim yang Anda inginkan. Jelaskan tujuan pengembangan Anda secara eksplisit, baik kepada pemimpin tim maupun pakar tersebut.

Paksakan diri Anda. Setelah mengidentifikasi tujuan pengembangan Anda, blokir waktu untuk pembelajaran yang sebenarnya. Penelitian menunjukkan bahwa penentu penting dari pembelajaran adalah waktu yang dihabiskan untuk merefleksikan dan mengintegrasikan informasi baru. Ini adalah tantangan, karena multiteaming memaksa kita untuk beralih antar proyek dengan tujuan yang jelas untuk mengurangi waktu henti. Oleh karena itu, Anda perlu secara sengaja dan eksplisit menjadwalkan waktu untuk refleksi. Jelas, Anda tidak bisa berlebihan dan menjadi penghambat hanya untuk mengukir waktu kontemplasi, tetapi pastikan anggota tim melihat refleksi sebagai “pekerjaan nyata.”

Di seluruh dunia, manfaat finansial yang signifikan dari multiteaming berarti hal itu telah menjadi gaya hidup, terutama dalam pekerjaan pengetahuan, terlepas dari tekanan dan risiko yang dapat ditimbulkannya bagi orang-orang yang bekerja di banyak tim sekaligus. Sebagai salah satu anggota tim tersebut, Anda dapat mengelola timbal balik dari bekerja dalam organisasi yang terlalu berkomitmen dan menuai beberapa manfaat sendiri.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *