Cara untuk Mengakhiri Sebuah Surat Resmi yang Baik

Menutup surat resmi dengan cara profesional itu penting terlepas dari jenis surat resmi yang dibuat apakah surat ucapan terimakasih, surat Bisnis atau surat rekomendasi. Menulis sebuah penutup surat yang baik dapat meninggalkan kesan positif kepada pembaca dan dapat menyampaikan informasi informasi penting untuk ditindak lanjuti kepada pembaca.

Mengapa bagian penutup surat itu penting?

Menutup surat dengan jelas dan profesional itu penting sebab itulah yang terakhir dibaca oleh pembaca surat anda. Penutup surat akan membantu mengatur perasaan pembaca untuk korespondensi lainnya dimasa depan, mengikuti instruksi yang diminta dan membantu anda untuk membangun hubungan yang baik dengan pembaca surat anda.

Penutup surat bisa jadi diisi dengan beberapa informasi penting yang dibutuhkan pembaca seperti nama lengkap anda, gelar, nomor telepon, perusahaan dan lain lain tergantung bagaimana cara anda menutup surat tersebut. Elemen penutup surat terdiri dari kesimpulan, kalimat penutup dan tanda tangan anda.

Tips Menulis Surat

Anda harus memasukkan hal hal berikut ini untuk membuat penutup surat yang baik:

· Apa yang anda inginkan untuk ditindak lanjuti oleh si pembaca.

Contoh, anda bisa menulis instruksi, informasi tentang tahap selanjtnya atau informasi yang perlu dinantikan. Menutup surat seperti ini adalah cara yang umum dilakukan. Pikirkan hal hal apa yang anda ingin pembaca anda lakukan setelah membaca surat yang anda kirimkan. Catat hal hal tersebut dibagian akhir surat anda. Bahkan jika anda telah menulis rincian dibagian badan surat, menutup surat dengan rangkuman rincian tersebut juga merupakan sesuatu yang baik.  Contoh:

“Singkatnya, tolong beritahukan kepada tim keuangan untuk bertemu kami demi berdiskusi mengenai perencanaan anggaran untuk 4 bulan kedepan.”

· Apa yang anda ingin pembaca surat anda rasakan

Meluangkan waktu untuk berpikir tentang apa yang anda ingin pembaca surat anda rasakan ketika mereka selesai membaca surat tersebut dapat membantu anda menyusun penutupan sebuah surat dengan baik. Contoh, jika anda ingin pembaca anda merasakan keterdesakan dalam surat anda, maka diakhir surat anda dapat menulis kata “Segera”, “Sesegera mungkin” atau “Secepatnya”. Jika anda ingin pembaca surat anda merasakan kenyamanan dan ketenangan, maka anda bisa menulis penutupan surat anda seperti ini:

“Terimakasih sudah membaca surat ini. Mungkin terlalu banyak informasi yang saya sampaikan dalam surat kecil ini. Tetapi, tolong jangan sungkan untuk menghubungi saya bilamana anda ada pertanyaan mengenai proses baru tersebut.”

· Informasi yang dibutuhkan oleh pembaca surat anda

Anda harus memastikan bahwa anda telah memasukkan semua informasi penting yang sekiranya perlu diketahui oleh pembaca surat anda. Anda harus memasukkan beberapa hal seperti nama lengkap, informasi kontak, tanggal serta instruksi tambahan pada paragraf kesimpulan ada atau pada tanda tangan anda jika memang diperlukan. Contoh:

Hormat Saya,

Lidwina Eka Saputri

lidwinaesaputri@email.com

Manajer Pemasaran Produk, Sunbrght Advertising

· Kalimat penutup yang sopan

Anda harus memilih kalimat penutup yang baik, sopan dan sesuai dengan pembaca surat anda. Apabila anda menulis surat untuk rekan kerja atau klien anda, pastikan anda memilih kalimat penutup yang profesional seperti “Dengan Tulus,” atau “Terima kasih.”

Contoh penutupan surat

Berikut ini adalah beberapa contoh cara yang dapat anda gunakan untuk menutup surat anda. Pilihlah sebuah penutupan yang cocok dengan hubungan anda dengan pembaca surat anda.

Penutup surat yang bersifat kasual

Penutupan surat jenis ini cocok digunakan jika hubungan anda dengan pembaca surat anda adalah teman, rekan kerja yang cukup dekat, atau pihak pihak yang hampir setiap hari berkomunikasi dengan anda:

  • Best,
  • All the best,
  • Thanks,
  • Talk soon,
  • Kind regards,
  • Salam,
  • Harapan terbaik untukmu,
  • Salam hangat,

Penutup surat yang bersifat profesional

Berikut ini adalah contoh kalimat penutup yang patut untuk digunakan ketika anda mengirim surat kepada relasi baru, manajer atau pihak pihak penting yang tidak sering berkomunikasi dengan anda.

  • Menyampaikan dengan tulus,
  • Terima kasih,
  • Terima kasih atas perhatian anda,
  • Salam,
  • Dengan Hormat,
  • Hormat Saya,
  • Saya ucapkan terima kasih,
  • Saya sampaikan degan penghargaan,

Penutup surat yang harus anda hindari

Berikut ini adalah contoh kalimat ppenutup yang harus anda hindari saat menghubungi kolega anda secara profesional. Meskipun anda bisa jadi sering menulis kalimat penutup seperti ini saat menulis surat secara personal, alangkah lebih baik jika menutup surat profesional anda dengan lebih baik.

  • Dari temanmu,
  • Cheers,
  • XOXO,
  • With Love,
  • Yours Truly,
  • Love,
  • Always,

Setelah menutup surat, anda harus memasukkan nama lengkap anda dengan beberapa informasi yang sekiranya dibutuhkan oleh pembaca surat anda. Contoh, informasi yang biasanya anda masukkan dalam tanda tangan/stempel anda adalah email, jabatan, gelar, logo dan alamat perusahaan, atau quote yang mewakili etos kerja anda. Banyak perusahaan yang membuat tanda tangan atau stempel resmi perusahaan yang sudah mencakup informasi informasi diatas. Bilamana perusahaan tempat anda bekerja sudah memiliki hal itu maka gunakanlah dan ubahlah jika memang diperlukan.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *