Kendala Kendala Umum dalam Berkomunikasi (Disertai Contoh)

Pada saat bekerja, anda akan menggunakan berbagai metode komunikasi baik verbal maupun non verbal untuk membagikan informasi dan mengelola operasi bisnis.

Sebagai seorang karyawan, anda bisa jadi menghadapi kendala yang membuat komunikasi terasa menantang. Ketika muncul kendala komunikasi, mengelola serta membangun hubungan  dengan kolega, pimpinan atau klien bisa jadi hal yang menyulitkan. Hal ini seringkali membuat pusing dan membuat hari hari anda lebih sulit. Anda dapat mengatasi masalah tersebut dengan memahami kendala kendala yang seringkali muncul dalam berkomunikasi dibawah ini serta mengerti cara anda biasanya berkomunikasi.

Berikut ini 5 hal yang seringkali menjadi kendala komunikasi efektif:

  1. Menggunakan jargon industri
  2. Menyampaikan terlalu banyak informasi dalam satu kali kesempatan
  3. Perbedaan gaya komunikasi
  4. Kendala bahasa dan pendengaran
  5. Kendala fisik

Mari kita kupas satu persatu kendala tersebut dan  cara mengatasinya.

Menggunakan jargon industri

Setiap industri memiliki kata kata dan kalimat yang unik dan berbeda. Kadang menggunakan kata atau kalimat tersebut bisa jadi efektif untuk berkomunikasi, namun seringkali menggunakan kata tersebut kurang efektif jika digunakan diluar industri terkait. Menggunakan jargon atau istilah teknis yang rumit akan mengaburkan pesan anda dan membuat informasi penting dalam pesan anda lebih susah dipahami.

Cobalah menghindari penggunaan jargon dan coba mengurai singkatan singkatan. Contoh jika seorang marketer seringkali menggunakan istilah “KPI”, seorang pegawai didivisi pengembangan produk bisa jadi tidak mengerti kalau “KPI” itu merupakan singkatan dari “Key Performance Indicator” atau cara sebuah organisasi atau perusahaan untuk mengukur seberapa baik usaha organisasi atau perusahaan tersebut dalam mencapai tujuannya. Dengan meluangkan waktu untuk menjelaskan istilah tersebut, anda dapat memastikan kalau lawan bicara anda mengerti pesan anda. Selain itu dengan demikian juga membuat lawan bicara anda merasa lebih dilibatkan dalam pembicaraan, percaya diri dan jadi lebih produktif.

Menyampaikan terlalu banyak informasi dalam satu kali waktu

Semua orang dapat dengan mudah menyampaikan terlalu banyak informasi dalam satu kali waktu. Entah itu saat presentasi, melatih karyawan baru atau menjelaskan produk ke pelanggan, masalah ini adalah hal yang umum terjadi.

Kadang anda bisa jadi merasa semakin detil informasi yang anda sampaikan, maka semakin jelas pula pesan anda. Bagaimanapun  menyampaikan informasi terlalu banyak dalam sekali duduk dapat membuat pesan yang anda sampaikan terasa rumit dan sulit dipahami.

Untuk membuat orang orang lebih mudah memahami pesan anda, jaga pesan anda agar tetap rinci dan hanya bagikan informasi yang sekiranya relevan untuk mereka. Apabila anda menyampaikan presentasi menggunakan slide power point atau komunikasi tertulis lainnya pastikan anda memakai titik titik poin untuk menjelaskan pesan anda dan tidak menjelaskan pesan tersebut dengan teks secara keseluruhan.

Gaya komunikasi yang berbeda

Setiap orang memiliki ciri khas tersendiri saat berkomunikasi. Ada orang yang sangat ekspresif tetapi ada juga yang relatif netral atau datar. Ada juga orang yang menggunakan gerakan tangan sebagai gestur ketika berbicara didepan penonton, tetapi ada juga yang menghindari gestur seperti itu. Kadang perbedaan gaya berkomunikasi seperti ini dapat menjadi kendala komunikasi yang efektif. Contoh seseorang yang sangat detil dan spesifik dalam menyampaikan pesannya bisa jadi kesulitan memahami pesan yang disampaikan oleh orang yang lebih suka menjelaskan secara umum.

Berikut ini beberapa hal  yang dapat anda lakukan untuk membantu anda menyampaikan pesan anda kepada orang yang memiliki gaya komunikasi yang berbeda:

· Pastikan nada bicara anda terdengar percaya diri

Tidak peduli apapun gaya komunikasi anda, tetaplah percaya diri dan yakin. Ketika bicara, bicaralah dengan jelas dan dapat didengar. Ketika anda menyampaikan pesan anda dengan cara menulisnya, hindarilah frasa seperti “menurut saya” atau “saya berharap” atau “saya menebak.”

· Beri contoh pesan yang anda maksud

Seringkali menggambarkan inti pesan anda  dengan contoh akan sangat membantu. Misalnya, jika anda sedang menjelaskan cara penggunaan alat tertentu kepada anak buah anda, berilah mereka contoh. Ketahuilah cara belajar yang mungkin ada dalam orang orang  yang mendengarkan penjelasan anda.

· Tanyakanlah jika ada orang yang membutuhkan penjelasan lebih lanjut

Ketika anda selesai menjelaskan sesuatu tanyakanlah kepada penonton penjelasan anda, apakah ada yang perlu ditanyakan. Hal ini bertujuan untuk memastikan penonton anda memahami apa yang anda sampaikan. Anda dapat melakukannya dengan bertanya “Apakah ada yang perlu ditanyakan?” atau “Ada yang kurang jelas?”

· Tiru gaya komunikasi orang lain

Ketika anda sedang melakukan pertemuan empat mata, cobalah untuk meniru gaya komunikasi lawan bicara anda.

Kendala bahasa dan pendengaran

Apabila lawan bicara anda memiliki gangguan pendengaran atau tidak berbicara dalam bahasa anda, mungkin mereka akan kesulitan untuk memahami apa yang anda bicarakan.Bahkan jika mereka mengerti apa yang anda katakan, bisa jadi mereka melewatkan informasi penting.

Dalam kondisi seperti ini, penting bagi anda untuk membuat semua perjanjian yang diperlukan untuk memastikan anda dapat berkomunikasi secara efektif dengan lawan bicara anda. Contooh, anda bisa menyewa jasa penerjemah bahasa yang umum atau penerjemah bahasa isyarat.

Kendala fisik

Kendala komunikasi yang sering terjadi lainnya adalah kendala fisik. Terkadang komunikasi dengan tatap muka tidak bisa dilakukan meski komunikasi dengan cara tersebut adalah cara komunikasi paling efektif. Hal ini bisa terjadi kepada pekerja jarak jauh atau perusahaan yang memiliki bisnis diberbagai lokasi.

Penting bagi anda untuk melakukan adaptasi terhadap teknik komunikasi anda ketika berurusan dengan kendala fisik. Semisal jika anda menggunakan telepon untuk berkomunikasi, maka tentunya anda tidak bisa mengandalkan teknik komunikasi non-verbal seperti gerakan tangan atau ekspresi wajah untuk membantu anda. Jadi anda harus memastikan kalau teknik komunikasi yang anda lakukan adalah teknik komunikasi verbal. Apabila anda memutuskan untuk berkomunikasi via email atau chat, maka penting bagi anda untuk tetap menggunakan etika yang anda gunakan ketika berbicara, seperti memulai tukar pesan dengan salam. Dengan demikian anda tidak terkesan kurang sopan.

Berkomunikasi dengan jelas dan terus terang itu penting untuk membangun lingkungan kerja yang aman dan produktif. Lain daripada itu memiliki kemampuan komunikasi yang bagus juga sangat membantu anda untuk sukses didalam karir anda. Dengan meluangkan waktu untuk memahami  dan mengidentifikasi hal hal yang menjadi kendala dalam komunikasi serta bertindak lebih lanjut untuk menyelesaikan tantangan dari kendala diatas,  pelanggan dan teman kerja anda akan memiliki pengalaman positif berinteraksi dengan anda.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *